makalah materi protokol

A.     DEFINISI PROTOKOL

Ø  Menurut Encyclopedia Britannica 1962:
“Protocol is a body of ceremonial rules to be observed in all written or personal official intercourse between the heads of different states or their ministers, it lays down the styles and titles of states or their ministers and indicates the forms and customary courtesies to be observed in all international acts”
(“Protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam seluruh kegiatan antar bangsa”)

Ø  Menurut Kamu Besar Bahasa Indonesia:
Peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara, dsb.

Ø  Menurut Pasal 1 angka (1) UU No. 9 Tahun 2010
“Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat”.

Ø  PROTOKOL Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata krama dalam hubungan antar negara dengan memperhatikan pangkat – kedududkan – titel yang resmi”. Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan internasional oleh (kapala negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis.

Ø  PROTOKOL Menurut UU No. 8/87 adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yangmeliputi aturan mengenai: – tata tempat – tata upacara – tata penghormatan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

Ø  DALAM PRAKTEK SEHARI-HARI Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman.

Ø  Kata Protokol sendiri berasal dari Bahasa Yunani “Protos” berarti yang pertama dan “Kolla” yang artinya lem atau perekat. Kemudian kata protocol ini diartikan sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.

Ø  Menurut Encyclopedia Britannica 1962, “Protocoler is a body of ceremonial rules to be observed in all written or personal official intercourse between the heads of different states or their ministers, it lays down the styles and titles of states or their ministers and indicates the forms and customary courtesies to be observed in all international acts”

Ø  (Protokol adalah serangkaian aturan-aturan ke-upacara-an dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk penghargaan terhadap jabatan kepala Negara atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam seluruh kegiatan antar bangsa)

Ø  Menurut kamus Oxford, “Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats.”Buku The Complete handbook of diplomatic and social usage (panduan lengkap penggunaan dalam dunia diplomatic dan sosial) menyebutkan definisi protokol sebagai berikut:

Ø  “Protocol is the set of rules prescribing good manners in official life and ceremonies involving government and nations and their representatives”(Seperangkat aturan tentang prilaku dalam tata kehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan pemerintah serta wakil-wakilnya)

Ø  Protocol est le code de la politiesse international (protocol adalah suatu pedoman tata cara internasional). Pengertian tersebut kemudian berkembang sehingga protokoler ini dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar dan teratur serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.

Ø  Sedangkan dalam Wikipedia ensiklopedia bebas menyebutkan bahwa Protokoler etiket berdiplomasi dan urusan negara. Sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol usaha seringkali garis pembimbing yang tak tertulis. Protokol membahas kebiasaan yang layak dan diterima-umum dalam masalah negara dan diplomasi, seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan kronologikal dalam pengadilan, dan lain-lain. Dalam keprotokoleran negara Republik Indonesia sendiri terdapat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler yakni asas kebangsaan, asas ketertiban dan kepastian hukum, asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan, dan asas timbal balik.

B.     ASAS KEPROTOKOLAN

1. Asas Kebangsaan

Yang dimaksud dengan “kebangsaan” adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistik (kebinnekaan) dengan tetap menjaga prinsip negara kesatuan Republik Indonesia.

2.      Asas ketertiban dan kepastian hukum

Dalam hal ini yang dimaksud dengan “ketertiban dan kepastian hokum” adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.

3.      Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan

Dalam hal ini yang dimaksud dengan “keseimbangan, keserasian, dan keselarasan” adalah keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan, antara individu dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan Negara.

4.Asas Timbal balik

Pada asas keempat ini yang dimaksud dengan “timbal balik” adalah keprotokolan diberikan setimpal ataubalas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

Disamping asas-asas yang mengatur keprotokolan serta tujuan adanya keprotokolan, secara kontekstual keprotokolan negara terdiri atas kenegaraan, kebangsaan, pergaulan dan acara. Adapun penjelasannya sebagai berikut:

1.      Kenegaraan; Seperti yang tercantum dalam buku pedoman protokol Negara 2005 dari encyclopedia britanica 18962 bahwa kenegaraan meliputi norma yang mengatur terciptanya hubungan baik di dalam bangsa itu sendiri maupun dengan bangsa dan Negara lain, scope dari kenegaraan ini adalah kunjungan tamu Negara, kunjungan kepala Negara RI keluar negeri.

2.      Kebangsaan; Pengaturan dilakukan selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan meningkatkan jiwa dan semangat kebangsaan. Kebangsaan ini meliputi presean, kunjungan pejabat RI dan tamu asing ke daerah serta penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera kebangsaan.

3.      Pergaulan; seperangkat peraturan tentang perilaku dalam tata pergaulan resmi dan dalam kegiatan resmi yang melibatkan pemerintah Negara serta wakil-wakilnya.

4.      Acara; pengaturan kegiatan yang bersifat resmi termasuk pemberian penghormatan dan pelayanan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya.

C.    TUJUAN PROTOKOL

Selain asas-asas tersebut terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokoleran itu sendiri antara lain:

1. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan
3. Menciptaknn hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa

D.    PERAN KEPROTOKOLAN

a.       Yang diatur adalah acara kenegaraan dan acara resmi.

b.       Ruang lingkup yang diatur adalah tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan.

c.       Protokol adalah soal aturan dan pelaksanaannya.

d.       Subyeknya adalah pejabat negara, pemerintah atau tokoh
masyarakat tertentu.

E.     UNSUR-UNSUR KEPROTOKOLAN

    Dalam Protokol Upacara terdapat  3 unsur penting :

1.      Tatacara :

Yang menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu   acara tertentu.

   Perbuatan/tindakan-tindakan pada acara ini dilakukan menurut aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah tetap dan harus ditaati dengan seksama oleh peserta upacara.

2.      Tata Krama :

Yang menentukan pilihan kata-kata, ucapan dan perbuatan yang sesuai dengan tinggi

 rendahnya jabatan seseorang. Pada setiap upacara, diperlukan penggunaan kata-kata yang baik dan tepat  menurut tinggi rendahnya  derajat Pejabat yang bersangkutan, disesuaikan dengan peristiwanya.

 3. Rumus-rumus dan aturan tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan secara universal ataupun di dalam suatu bangsa itu sendiri.

Didalam penyelenggaraan suatu upacara kita terikat pada tatacara sudah tetap dan didasarkan pada rumus-rumus tertentu yang sudah tetap pula.

 Contoh  :

  -    Tata tempat

Tata tempat adalah pengaturan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintah, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

  -    Tata Upacara

     Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam   Acara Kenegaraan atau Acara resmi.

 -    Tata Penghormatan.

Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam acara Kenegaraan atau acara resmi. 

-    Tamu Negara

     Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.

A.  TATA  TEMPAT

Tata tempat pada hakikatnya mengandung unsur-unsur:

-   Siapa yang berhak didahulukan;

-   Siapa yang mendapat hak menerima prioritas dalam urutan  tata tempat;

-   Siapa yang mendapat tempat untuk didahulukan karena jabatan, pangkat atau derajat di dalam Negara, pemerintahan atau masyarakat.

1. Aturan Dasar Tata Tempat :

 a.  Orang yang berhak mendapat tata urutan yang pertama/paling tinggi adalah mereka yang mempunyai urutan paling depan/paling mendahului.

b.  Jika mereka berjajar, maka yang di sebelah kanan    dari orang mendapat urutan tata tempat paling utama, dianggap lebih tinggi/mendahului orang yang duduk di sebelah kirinya.

c.  Jika menghadap meja, maka tempat utama adalah menghadap ke pintu keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat dengan pintu keluar.

d.  Jika berjajar pada garis yang sama :

     Tempat yang paling utama adalah :

-    tempat sebelah kanan luar, atau

-    tempat paling tengah.

     Rumusnya :

-    Genap  =  2  -  1

-    Ganjil  =  3  -  1  -  2

    Duduk

 a. Dudukdalam Rapat/Komprensi pada meja :

                                   8      6      4      2      1      3      5      7      9

                           1         = Yang memimpin

                           2 – 9   = Menurut jabatan

 b. Berhadapan dengan Pemimpin/pengurus/podium/Mimbar :

 1) Tidak terbagi dalam golongan :

		PIMPINAN
	Dst     5       3        1        2       4          Dst

2). Terbagi dalam macam-macam golongan :

PIMPINAN

                                   

  c. Duduk pada meja makan :

 1)  Meja panjang melintang :

     

                                              7       3       1       5       9

                                             10      6       2       4      8

                                  2). Meja panjang membujur :

                                               1                                                                1

                                  2                        3                                      3                        5

                                 

                                  4                        5                                      7                        9

                                  6                        7                                     12                      11

                                  8                        9                                     10                        8

                                 10                      11                                       6                       4

12                                                                                                                                    2

                                   3).  Meja Bulat  :                                             1

                                                                                          2                                      3

                                                                                         4                                       5

                                                                                         6                                       7

                                                                                         8                                       9

                                                                

                                                                                                            10

4).  Meja Oval  :

                                                                                                       1

                                                                                      3                             5

                                                                           7                                                   9

                                                                          

                                                                           10                                                 8

                                                                                       6                           4

                                                                                                     2

                                                                         (lihat meja panjang membujur 2 )

5).  Meja Bentuk U  :

                                                            7         3       1        5        9

                                          11                                                                    12

                                                          

                                                           10        6        2       4         8

                                          13            14                                     15            16

                                          17            18                                     19            20

1. e.     Naik kendaraan :

     Bagi seseorang yang mendapat tata urutan paling utama, apabila   naik/turun peawat terbang, kapala laut dan mobil/KA :

1). Pesawat terbang :

      Naik paling akhir, turun paling awal.

2).  Kapal Laut :

      Naik dan turun paling dulu.

3).  Mobil/KA :

      Naik dan turun paling dulu.

      Duduk paling kanan

      f.   Kedatangan dan pulang :

       Orang yang paling dihormati selalu datang paling akhir dan    pulang paling dahulu.

           g.   Letak kendaraan/mobil :

       Pintu kanan mobil berada di arah pintu masuk     

       Gedung, kecuali situasi dan kondisi tidak memungkinkan dapat

        

disesuaikan;

1. h.      Jajar kehormatan  ( receiving line) :

1).  Orang yang paling dihormati, harus datang dari sebelah kanan

       dari pejabat yang menyambut.

2).   Bila orang yang paling dihormati yang menyambut tamu, maka

       tamu akan datang dari arah sebelah kirinya.

PRESEANCE NEGARA

Pasal 9 ayat (1 dan 2) UU No 9 Th. 2010

(1). Tata Tempat dalam Acara Kenegaraan dan Acara Resmi di Ibukota

Negara Republik Indonesia ditentukan dengan urutan :

a.       Presiden Republik Indonesia;

b.      Wakil Presiden Republik Indonesia;

c.       Mantan Presiden dan Mantan Wakil Presiden;

d.      Ketua Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia;

e.       Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia;

f.       Ketua Dewan Perwakilan Daerah Repbulik Indonesia;

g.      Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia;

h.      Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia;

i.        Ketua Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia;

j.        Ketua Komisi Yudisial Republik Indonesia;

k.      Perintis Pergerakan Kebangsaan/Kemerdekaan

l.        Duta Besar/Kepala Perwakilan Negara Asing dan Organisasi Internasional;

m.    Wakil Ketua Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia,

Wakil Ketua Dewan Perwakilan   Rakyat Republik Indonesia, Wakil Ketua Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia, Gubernur Bank Indonesia, Ketua Badan Penyelenggara Pemilihan Umum, Wakil Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia, Wakil Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia, Wakil Ketua Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia, dan Wakil Ketua Komisi Yudisial Republik Indonesia;

n.      Menteri, Pejabat setingkat menteri, anggota Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia dan anggota Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia, serta Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh Republik Indonesia;

o.      Kepala Staf Angkatan Darat, Angkatan Laut, dan   Angkatan Udara Tentara Nasional Indonesia

p.      Pemimpin partai politik yang memiliki wakil di

q.      Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia;

r.        Anggota Badan Pemeriksan Keuangan Republik

s.       Indonesia, Ketua Muda dan Hakim Agung  Mahkamah Agung Republik Indonesia, Hakim Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia, dan Anggota Komis Yudisial Republik Indonesia;

t.        Pemimpin  Lembaga  Negara yang ditetapkan sebagai pejabat negara, pemimpin lembaga negara lainnya yang ditetapkan dengan undang-undang, Deputi Gubernur Senior dan Deputi Gubernur Bank Indonesia, serta Wakil Ketua Badan Penyelenggara Pemilihan Umum;

u.      Gubernur Kepala Daerah;

v.      Pemilik tanda jasa dan tanda kehormatan tertentu;

w.    Pimpinan lembaga pemerintah non kementerian, Wakil Menteri, Wakil Kepala Staf Angkatan Darat, Angkatan Laut, dan Angkatan Udara Tentara Nasional Indonesia, Wakil Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia, Wakil Jaksa Agung Republik Indonesia, Wakil Gubernur, Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi, pejabat eselon 1 atau yang disetarakan;

x.      Bupati/walikota dan Ketua Dewan Perwakilan

y.      Rakyat Daerah kabupaten/kota; dan

z.       Pimpinan tertinggi representasi organisasi

keagamaan tingkat nasional yang secara faktual diakui keberadaannya oleh Pemerintah dan masyarakat.

(2). Tata Tempat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang diadakan di luar Ibukota Negara Republik Indonesia diatur dengan berpedoman pada urutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

a. Penerimaan tamu /audensi (dalam dan luar negeri)

b.   Kunjungan tamu (dalam dan luar negeri)
c.   Perjalanan ke daerah / Luar Negeri
d.   Pengaturan Rapat / sidang
e.   Penyelenggaraan resepsi / jamuan makan
f.       Penyelenggaraan upacara-upacara :

1).Hari Besar Nasional

2).Hari Besar Keagamaan

3).Peresmian Proyek

4).HUT Organisasi

5).Upacara Bendera

6).Pelantikan dan Serah Terima Jabatan

7).Crendetials

8).Penandatanganan Kerjasama Internasional

9).Peresmian Pembukaan / Penutupan Seminar / Lokakarya dll.

F.     TUGAS DAN FUNGSI PROTOKOL

 Tugas umum protokol meliputi 5 bidang :

Ø  TATA RUANG

Ø  TATA TEMPAT

Ø  TATA UPACARA

Ø  TATA BUSANA

Ø  TATA WARKAT

TATA RUANG Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference, dsb).
Lambang negara, bendera, gambar Presiden dan Wakil Presiden.
Meja, kursi, dan podium.
Tata cahaya.
Tata suara.
Dekorasi.
Perlengkapan upacara (sirine, gong, prasasti, dll).

TATA TEMPAT Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan kedudukan sosialnya.
Tata tempat duduk.
Tata urutan memasuki kendaraan.
Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang.

TATA UPACARA Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. Yang perlu diperhatikan adalah:
jenis kegiatan
bahasa pengantar
materi aktivitas
menyusun acara dengan urutan yang benar
menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acara
menetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya, pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir

.
TATA BUSANA Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan.

TATA WARKAT Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan.

a.   Penerimaan tamu /audensi (dalam dan luar negeri)
b.   Kunjungan tamu (dalam dan luar negeri)
c.   Perjalanan ke daerah / Luar Negeri
d.   Pengaturan Rapat / sidang
e.   Penyelenggaraan resepsi / jamuan makan
f.    Penyelenggaraan upacara-upacara :

1). Hari Besar Nasional

2). Hari Besar Keagamaan

3). Peresmian Proyek

4). HUT Organisasi

5). Upacara Bendera

6). Pelantikan dan Serah Terima Jabatan

7). Crendetials

8). Penandatanganan Kerjasama Internasional

9). Peresmian Pembukaan / Penutupan Seminar / Lokakarya dll.

Protokol berfungsi sebagai salah satu Staf Pembantu Pimpinan dalam mengelola fungsi.

G.    SYARAT-SYARAT PETUGAS PROTOKOL

Syarat-syarat bagi Petugas Protokol antara lain :

1.      Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas        masing-masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2.      Perlu mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas.

3.      Protokol perlu mengusai segala permasalahan, tetapi bukan berarti harus melaksanakannya sendiri.

4.      Mampu mengerti arti pentingnya dekorasi, kebersihan dan keamanan.

5.      Mengerti tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik .

6.      Mampu berpakaian yang baik.

Mahasiswa dalam hal hubungan pemerintah ke masyarakat dapat berperan sebagai penyambung lidah pemerintah. Mahasiswa diharapkan mampu membantu mensosialisasikan berbagai kebijakan yang diambil oleh pemerintah. Mohamad Hatta, wakil presiden RI memberikan pandangannya terhadap sosok mahasiswa. Beliau mengatakan bahwa mahasiswa memiliki peran dalam membentuk manusia susila dan demokrat yang memiliki cirri-ciri:

1. Memiliki keinsafan tanggung jawab atas kesejahteraan masyarakat

2. Cakap dan mandiri dalam memelihara dan memajukan ilmu pengetahuan

3. Cakap memangku jabatan atau pekerjaan di masyarakat

H.    SUMBER-SUMBER PROTOKOL

·         KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL:
Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara)

·         Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan)

·         Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)

·         Landasan dan Sumber Hukum Keprotokolan.
1. Persetujuan Internasional :
- Konvensi Wina 1815 (mengatur Dinas Diplomatik)
- Konvensi Wina Tahun 1961 tentang Hubungan Diplomatik
- Konvensi Wina Tahun 1963 tentang Hubungan Konsuler.
2. Peraturan perundang-undang masing-masing Negara ( Indonesia ) :
a. Undang-undang No : 9 Tahun 2010, tentang Keprotokolan;
b. Undang-undang No : 22 Tahun 2004, tentang Otonomi Daerah;
c. Peraturan Pemerintah No : 62 Tahun 1990; tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan TataPenghormatan;
d. Keputusan Menteri Agama No. 71 Tahun 1993, tentang
Petunjuk Pelaksanaan Keprotokolan di lingkungan Departemen Agama;
e. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama
3. Tradisi, adat istiadat dan kebiasaan setempat;
4. Azas timbal balik (reciprocity);
5. Praktek Pergaulan Internasional ( International Practices );
6. Logika Umum ( Common Sense ).

·         Peraturan Tentang (Domain) Keprotokolan
a. UU NO. 8 Tahun 1987 Tentang Protokol (Sudah Tidak Berlaku)
b. UU No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan
c. PP No. 62 Tahun 1990 Tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan.

·         Peraturan Terkait (Related) Keprotokolan
a. UU No. 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
b. UU No. 22 Tahun 2003 Tentang Pemerintah Daerah
c. UU No. 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah
d. UU No. 24 Tahun 2009 Tentang Bendera, Bahasa, Dan Lambang Negara, Serta Lagu Kebangsaan
e. PP No. 40 Tahun 1958 Tentang Bendera Kebangsaan RI.
f. PP No. 43 Tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI.
g. PP No. 44 Tahun 1958 Tentang Lagu Kebangsaan Indonesia Raya
h. PP No. 21 Tahun 1975 Tentang Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil
i. PP No. 24 Tahun 2004 Tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota DPRD.
j. PP No. 6 Tahun 2005 Tentang Pemilihan, Pengesahan, Pengangkatan dan Pemberhentian Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
k. Perpres No. 11 Tahun 1959 Tentang Pelantikan Jabatan Negeri
l. Keppres No. 18 Tahun 1972 Tentang Penggunaan Pakaian
m. Ketentuan dari institusi/lembaga res

I.       ATURAN KEPROTOKOLAN

1.      Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang mempengaruhi  keberhasilan suatu usaha.

2.      Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi.

3.      Terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib, dan lancar

4.      Terciptanya pemberian perlindungan.

5.      Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

Adapun penjelasan mengenai aturan-aturan tersebut antara lain:

I. Tata Ruang

Tata ruang adalah pengaturan ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.

 a. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya

b. Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Dalam prakteknya, protokoler harus memerhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail, misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

2. Papan nama petunjuk yang diperlukan

3. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat

4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

II. Tata Upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan tersebut harus diperhatikan:

1. jenis kegiatan;

2. bahasa pengantar yang dipergunakan;

3. materi aktivitas.

Dalam tata upacara, harus lah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Untuk pengisi acara misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan pembicara atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan pula seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

III. Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Yang dimaksudkan di sini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tem’pat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

a. Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan terhadap jenazah.

b. Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu

c. Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi.

KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL:

Ø  Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara)

Ø  Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan)

Ø  Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)

KEPROTOKOLAN SARAT DENGAN PENGATURAN

a. Apa/siapa yang diatur?
• Lambang Kehormatan NKRI
• Pejabat negara, pejabat pemerintah, dan tokoh masyarakat tertentu.

b. Kenapa harus diatur
• Terhadap PN, PP, TOMATSU untuk menciptakan ketertiban, memelihara kehormatan diri dan kedudukan, efektif, efisien, dan
• Terhadap LK NKRI agar selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan, tanda kehormatan dan simbol-simbol negara

c. Siapa yang mengatur?
• Pemimpin dengan otoritasnya
• Pejabat protokol yang kompeten (protokol profesi dan fungsi)

d. Bagaimana cara mengaturnya?
• Tata cara (tertib, khidmat, nuansa keagungan, tindakan sesuai aturan.
• Tata krama (etiket dalam pengaturan, pelayanan, dan ungkapan).
• Aplikasi regulasi (domain dan related dengan keprotokolan).

e. Dimana harus diatur?
• Acara kenegaraan
• Acara resmi
• Pertemuan resmi
• Kunjungan (state visit, official visit dan kunjungan kerja).
• Audiensi dan penerimaan tamu
• Acara perjamuan

1. Persetujuan Internasional :

-   Konvensi Wina 1815 (mengatur Dinas Diplomatik)

-   Konvensi Wina Tahun 1961 tentang Hubungan Diplomatik

-   Konvensi Wina Tahun 1963 tentang Hubungan Konsuler.

2. Peraturan perundang-undang masing-masing Negara ( Indonesia ) :

  a. Undang-undang No : 9 Tahun 2010, tentang Keprotokolan;

      Undang-undang No : 22 Tahun 2004, tentang Otonomi Daerah;

b.      Peraturan Pemerintah No : 62 Tahun 1990; tentang Ketentuan Keprotokolan mengenal Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan;

c.       Keputusan Menteri Agama No. 71 Tahun 1993, tentang Petunjuk Pelaksanaan Keprotokolan di lingkungan   Departemen Agama

d.      Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama;;

e.        Peraturan Menteri Agama RI Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;

f.       Peraturan Menteri Agama RI No 13  Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;

3. Tradisi, adat istiadat dan kebiasaan setempat;

4. Azas timbal balik (reciprocity);

5. Praktek Pergaulan Internasional ( International Practices );

6. Logika Umum ( Common Sense ).

Pentingnya aturan Protokol

1.       Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang mempengaruhi  keberhasilan suatu usaha.
2.       Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi.

3.       Terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib, dan lancar
4.       Terciptanya pemberian perlindungan.
5.       Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

J.      RUANG LINKUP TUGAS PROTOKOL

Luasnya ruang lingkup tugas protokol yang menyangkut segi-segi keupacaraan, tercermin di dalam banyaknya macam acara yang harus dilaksanakan, yaitu seperti :

a.     Penerimaan tamu /audensi (dalam dan luar negeri)
b.    Kunjungan tamu (dalam dan luar negeri)
c.    Perjalanan ke daerah / Luar Negeri
d.    Pengaturan Rapat / sidang
e.    Penyelenggaraan resepsi / jamuan makan
f.    Penyelenggaraan upacara-upacara :

1).Hari Besar Nasional

2).Hari Besar Keagamaan

3).Peresmian Proyek

4).HUT Organisasi

5).Upacara Bendera

6).Pelantikan dan Serah Terima Jabatan

7).Crendetials

8).Penandatanganan Kerjasama Internasional

9).Peresmian Pembukaan / Penutupan Seminar / Lokakarya dll.