LAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA DAN BLANGKO

A.    LAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

A.      Laporan

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Dalam melakukan evaluasi seluruh asset sekolah maka diperlukan data laporan. Laporan yang valid bisa diterbitkan oleh user admin apabila semua data yang dibutuhkan pada sistem informasi sarana prasarana seluruhnya telah terisi. Data laporan sangat dibutuhkan oleh Bagian Sarana dan Prasarana untuk digunakan sebagai dasar kebijakan dalam pengelolaan manajemen sarana prasarana. Laporan akan menghasilkan data-data sebagai berikut :

1. Daftar inventaris barang

2. Laporan mutasi barang 

Laporan sarana prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu.

Fungsi adanya laporan adalah:

1.      Sebagai bahan pertanggungjawaban

2.      sebagai pengendali persediaan

3.      memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4.      sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1.      Bukti penerimaan barang

2.      bukti pembelian barang

3.      Bukti pengeluaran barang

4.      Kartu barang

5.      Kartu persediaan

6.      Daftar inventaris

7.      Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1.      Memeriksa barang

2.      menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran

3.      menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4.      menghitung pengeluaran barang

5.      menghitung sisa persediaan

6.      mencatat mutasi barang

7.      melaporkan kepada atasan atau pimpinan

BUKTI PENERIMAAN BARANG

Penerimaan Barang

Pengertian Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1.             Fisik barang yang diterima

2.             Dokumentasi

3.             Cara penangananbarang

1.     Fisik Barang Yang Diterima
Aadalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja. Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran. Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch Kuantitas barang VS dokumen

2.     Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan. Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan). Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.     Cara Penanganan Barang 
            Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya. Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
o Suhu
o Kadaluarsa
o Maksimal tumpuka

·         Gunakan peralatan yang sesuai
o Pallet
o Drum
o Forklit

·         Pahami aturan keselamatannya
o Kimia
o Racun
o Meledak

Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi.
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :

1.  Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)

2.  Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)
3.  Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
4.  Cek Expired Date dan Kondisi Barang
5.  Memasukkan Barang ke Penyimpanan

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.

Blangko penerimaan barang

 

 

 

Contoh Berita Acara Penerimaan Barang

PEMERINTAH KABUPATEN KONAWE SELATAN BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA)

Jl. Poros Andoolo No. 1 (Kompleks Perkantoran) 0408 22600

BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG
Nomor:     /    /BAPPEDA/XII/2011

Pada hari ini Kamis tanggal Delapan Bulan Desember Tahun Dua Ribu Sebelas, bertempat di Andoolo Kabupaten Konawe Selatan, kami yang bertanda tangan dibawah ini:

I.Nama    : ................................. 
NIP    : .................................
Jabatan    : ....................................
Alamat    : ....................................

Bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Daerah Kabupaten Konawe Selatan, Kuasa Pengguna Anggaran BAPPEDA, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA (I) 

II.Nama    : ....................................
Jabatan    : .......................................
Alamat    : ........................................

Selanjutnya  disebut PIHAK KEDUA (II) 

Dengan ini menyatakan sebagai berikut: 

1.    PIHAK PERTAMA (I) telah menerima barang berupa Bukti Pembuatan Rubrik Berita dan Banner/Iklan Konsel dari PIHAK KEDUA (II). 
2.    PIHAK KEDUA (II) menyerahkan barang tersebut kepada PIHAK PERTAMA (I) dalam keadaan baik/lengkap dan sempurna sesuai dengan Surat Perjanjian Kerja (Kontrak) nomor: 602/103.1/KONTRAK-DBH-BAPPEDA/V/2011.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk diketahui dan dipergunakan seperlunya. 


PIHAK KEDUA (II)    PIHAK PERTAMA (I) 




.......................     ...............................

BUKTI PEMBELIAN BARANG

Jika di lihat Pada Ayat (2) Bukti pembelian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp10.000.000,- (sepuluh juta rupiah).

Muminet -Menurut  Pasal 55 Perpres RI No. Nomor 70 tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden RI nomor 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ayat  (1) Tanda bukti perjanjian terdiri dari :

a). bukti pembelian.

b). kuitansi.

c). Surat Perintah Kerja (SPK)

d). surat perjanjian.

           

Jika di lihat Pada Ayat (2) Bukti pembelian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp10.000.000,- (sepuluh juta rupiah).

Bukti Pembelian/Invoice/Faktur penjualan adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer/pelanggan . Dalam bentuk sederhana dikenal dengan namaBON. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, biasanya invoice digunakan langsung sebagai dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang nominal transaksinya besar  biasanya dilengkapi dengan surat tagihan / kuitansi.

Blangko pembelian barang

KARTU BARANG

Blangko kartu barang

KARTU PERSEDIAAN BARANG

A. PENGERTIAN PERSEDIAAN DAN KARTU PERSEDIAAN
      Secara umum istilah persediaan menunjukan barang yang dimiliki untuk dijual atau barang yang akan diolah menjadi produk untuk dijual.
Pada perusahaan dagang persediaan adalah persediaan barang dagangan (merchandise inventory), sedangkan dalam perusahaan manufaktur persediaan meliputi persediaan bahan baku (material inventory ), persediaan barang dalam proses ( work in process ), dan persediaan produk jadi (finished goods inventory).
      Kartu persediaan dalam perusahaan terdiri dari kartu persediaan kantor ( stock card ), dan kartu persediaan gudang ( bin card ) atau lebih dikenal dengan kartu gudang. Kartu persediaan adalah kartu yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan barang.

B. FUNGSI KARTU PERSEDIAAN
    Kartu persediaan pada dasarnya berfungsi sebagai tempat untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan barang. Pencatatan dalam kartu utang persediaan harus menyediakan informasi persediaan yang setiap waktu diperlukan seperti :
a. Memberikan informasi persediaan barang tentang jumlah dan nilainya.
b. Memberikan data persediaan barang dagangan yang diperlukan untuk kepentingan perhitungan dan analisis.
c. Mengontrol penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian persediaan barang dagangan.

C. SISTEM PENCATATAN PERSEDIAAN
    Ada 2 sistem pencatatan yang digunakan dalam pencatatan persediaan yaitu, sistem periodik (phisical system), dan sistem perpetual (perpetual system).
1. SISTEM PERIODIK
    Prosedur pencatatan persediaan dalam sistem ini adalah sebagai berikut :

a.  Faktur pembelian dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebet akun pembelian dan kredit akun utang dagang.

b. Memo kredit dari kreditor, sebagai bukti transaksi retur pembelian dicatat dalam jurnal umum atau jurnal pembelian retur dengan mendebet akun utang dagang dan kredit akun retur pembelian.

c. Faktur penjualan dicatat dalam jurnal penjualan dengan mendebet akun piutang dagang dan kredit akun penjualan.
d. Memo kredit yang dikirimkan kepada debitur sebagai bukti transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dengan mendebet akun retur penjualan dan kredit piutang dagang.

2. SISTEM PERPETUAL
    Prosedur pencatatan persediaan dalam metode ini adalah sebagai berikut :
a. Faktur pembelian dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebet akun persediaan dan kredit akun utang dagang.
b. Memo kredit yang diterima dari kreditur sebagai bukti transaksi retur pembelian :
- dicatat dalam jurnal umum atau jurnal retur pembelian dengan mendebet akun utang dagang dan kredit akun persediaan.
- dicatat dalam kartu persediaan barang dagangan yang bersangkutan sebagai mutasi keluar sebesar harga beli barang yang dikembalikan kepada kreditur.
c. Faktur penjualan sebagai bukti transaksi penjualan kredit :
- dicatat dalam jurnal penjualan dengan mendebet akun piutang dagang dan kredit akun penjualan sebesar harga penjualan.
- HPP barang yang dijual dicatat debet akun harga pokok penjualan dan kredit akun persediaan.
- HPP barang yang dijual dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan sebagai mutasi keluar.
d. Memo kredit yang dikirimkan kepada debitur sebagai bukti transaksi retur penjualan :
- dicatat dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dengan mendebet akun retur penjualan dan kredit akun piutang dagang.
- harga pokok barang yang diterima kembali dicatat debet akun persediaan dan kredit harga pokok penjualan.
- harga pokok barang yang diterima kembali dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan sebagai mutasi masuk.

D. PENILAIAN PERSEDIAAN
1. DALAM PENCATATAN SISTEM PERIODIK
   Dalam pencatatan ini nilai persediaan akhir periode diketahui setelah kuantitas barang yang tersedia dihitung secara fisik kemudian dikalikan dengan harga satuannya.
Metode yang dapat digunakan dalam pencatatan sistem ini adalah sebagai berikut :
a. Metode tanda pengenal khusus
b. Metode rata- rata
c. Metode FIFO ( first in first out )
d. Metode LIFO ( last in first out )
e. Metode penilaian dasar
f. Metode taksiran
2. DALAM PENCATATAN SISTEM PERPETUAL
    Metode yang dapat digunakan dalam pencatatan sistem ini adalah sebagai berikut :
a. Metode FIFO ( first in first out )
b. Metode LIFO ( last in first out )
c. Metode rata- rata

a). Metode rata-rata sederhana (simple average method)

Harga rata-rata per satuan barang dihitung terlebih dahulu dengan cara membagi total harga per satuan setiap transaksi pembelian dengan jumlah pembelian termasuk awal periode. Nilai persediaan barang diperoleh dari hasil kali harga rata-rata per satuan barang dengan sisa barang

b). Metode rata-rata tertimbang (weighted average method)

Harga rata-rata per satuan barang dihitung dengan cara membagi jumlah harga pembelian barang yang tersedia dijual dengan jumlah barang yang tersedia (kuantitas). Nilai persediaan akir periode adalah hasil kali kuantitas persediaan dengan harga satuan

c). Masuk pertama keluar pertama (FIFO method)

            Barang yang lebih dahulu masuk (dibeli) dianggap yang lebih dulu keluar (dijual). Nilai persediaan akhir dihitung dengan cara mengalikan barang yang masih ada dengan harga per satuan

d). Masuk terakhir keluar pertama (LIFO method)

Barang yang lebih terakhir masuk (dibeli) dianggap yang lebi dulu keluar (dijual). Nilai persediaan akhir dihitung dengan cara mengalikan barang yang masih ada dengan harga per satuan

e). Metode persediaan dasar (Basic Stock Method)

Persediaan dasar adalah persediaan secara minimal harus ada untuk mempertahankan kestabilan jumlah persediaan barang dagangan suatu perusahaan. Nilai persediaan barang dagang akhir periode dihitung sebagai berikut

f). Metode taksiran

 Metode laba kotor (gross margin method), adalah barang tersedia, penjualan bersih presentase laba kotor dari penjualan bersihmerupakan unsure untuk menghitung persediaan akhir (barang tersedia untuk di jual-(penjualan bersih-laba kotor))

Metode harga eceran (retail method)

Menurut metode ini nilai persediaan akhir adalah harga jual seluruh barang menurut harga eceran dan hasil penjualan yang telah terjadi.

2. DALAM PENCATATAN SISTEM PERPETUAL

1.   Metode FIFO

Nilai persediaan akhir barang dagang dihitung dengan mengasumsikan barang yang masuk pertama adalah barang yang dijual lebih dulu dan kekurangannya mengambil barang yang masuk berikutnya

2.   Metode LIFO

Nilai persediaan akhir barang dagang dihitung dengan anggapan barang yang terakhir masuk yang lebih dulu dijual dan kekurangannya mengambil barang yang sudah masuk sebelumnya

3.   Metode rata-rata bergerak (moving average method)

Setiap terjadi transaksi pembelian harus dihitung harga beli rata-rata tiap satuan, sehingga harga barang tiap satuan selalu berubah-ubah. Harga rata rata tiap satuan sebagai dasar untuk menghitung nilai persediaan akhir barang dagang

E. PENGISIAN KARTU PERSEDIAAN BARANG

Lajur 1   : diisi tanggal penerimaan/pengeluaran barang.

Lajur 2   : diisi n!m!r dan tanggal surat dasar penerimaan/pengeluaran.

Lajur 3   : diisi asal penerimaan / unit yang menerima barang.

Lajur 4   : diisi jumlah barang setiap kali masuk / penerimaan.

Lajur 5   : diisi jumlah barang setiap kali keluar.

Lajur 6   : diisi jumlah sisa barang yang ada dalam gudang / persediaan.

Lajur 7   : diisi harga satuan tiap barang yang diterima / dikeluarkan.

Lajur 8   : diisi jumlah harga barang yang diterima.

Lajur 9   : diisi jumlah harga barang yang dikeluarkan.

Lajur 10 : diisi jumlah harga barang yang sisa sebagai persediaan.

Lajur 11 : diisi keterangan yang diperlukan.

1.Dalam Pencatatan Sistem Inventarisasi Fisik

      Dalam pencatatan sistem fisik, nilai persediaan barang akhir periode diketahui setelah kuantitas barang yang tersedia dihitung secara fisik, kemudian dikalikan dengan harga satuannya. Harga satuan barang yang digunakan Sebago dasar penilaian persediaan, bergantung pada metode penilaian yang digunakan.

Metode Pencatatan Persediaan

              Dalam hubungan dengan jenis dan ukuran dan harga barang, persediaan barang dapat dicatat dengan beberapa metode, antara lain sebagai berikut.

a.       Metode pencatatan persediaan individual, digunakan apabila :

1.      Barang secara individu dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya. Misalnya dari merk, nomor dan tahun pembuatannya

2.       Harganya relative tinggi, misalnya mesin jahit, televise, kendaraan dan sebagainya

b.      Metode pencatatan kolektif, digunakan untuk barang-barang yang :

1.      Secara individual tidak dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya.

2.      Hargaya relative murah, misalnya sabun mandi, sampo, mentega, dan sebagainya

2. Pencatatan Mutasi Persediaan dalam Kartu Persediaan

              Dokumen transaksi yang dicatat dalam kartu persediaan , tentu dokumen transaksi yang mengakibatkan terjadi mutasi persediaan seperti faktur pembelian, faktur penjualan dan memo kredit baik untuk transaksi retur pembeliaan maupun untuk retur penjualan. Pencatatan mutasi persediaan, khususnya untuk mutasi keluar, menyangkut penerapan metode penilaian persediaan yang digunakan, khususnya dalam penerapan sistem pencatatan perpetual. Dalam penerapan sistem inventarisasi fisik pada dasarnya sama, sepanjang jenis barang tidak terlalu banyak dan harga satuannya relative tinggi.

3.Laporan Persediaan Barang

              Salah satu tugas Bagian Kartu Persediaan yaitu membuat laporan persediaan barang secara periodik, misalnya pada tiap akhir bulan atau dalam tiga bulan sekali (Triwulan). Dalam pencatatan sistem perpetual, mutasi tiap jenis barang tampa dalam kartu persediaan. Contoh format laporan persedian barang :

No.	Ket.	Jenis barang	Persediaan 1 juli 2009		Mutasi				Persediaan 31 juli 2009
			Jumlah satuan	Jumlah harga	Masuk		Keluar		Jumlah satuan	Jumlah harga
					Jumlah satuan	Jumlah harga	Jumlah satuan	Jumlah harga

4. Pencatatan Mutasi barang dalam kartu gudang

Sebagai tempat mencatat mutasi ( keluar masuknya ) kuantitasnsetiap jenis barang, sehingga kuantitas persediaan barang setiap waktu dapat diketahui. Berdasarkan data catatan dalam kartu gudang, dapat dibuat laporan kuantitas persediaan tiap jenis barang secara periodik. Dokumen pendukung pencatatan dalam kartu gudang terdiri ats :

a.    Tembusan laporan penerimaan barang, dicatat sebagai mutasi masuk

b.    Tembusan faktur penjualan tunai, dicatat sebagai mutasi keluar

c.    Surat order pengiriman, dicatat sebagai mutasi keluar

d.    Tembusan memo kredit sebagai bukti transaksi pembelian retur, dicatat sebagai mutasi keluar

e.    Tembusan memo debit sebagai bukti transaksi penjualan retur, dicatat sebagai mutasi masuk.

5. Laporan Persediaan Gudang

Pencatatan mutasi tiap jenis barang dilakukan seperti pada kartu gudang. dalam keadaan tertentu, laporan persediaan gudang dapat dibuat berdasarkan data kartu gudang, dalam artian tidak dibuat berdasarkan hasil pemeriksaan barang secara fisik. Dalam hal demikian, laporan dapat dibuat dengan menginformasikan sisa awal periode, mutasi masuk, mutasi keluar, dan sisa akhir periode.

1.      Pencatatan Selisih Kuantitas Persediaan

Sering terjadi selisih antara kuantitas barang menurut kartu gudang dengan kuantitas barang bias timbul karena kesalahan perhitungan fisik barang saat terjadi mutasi, kerusakan, barang susut jika satuannya kg, atau karena kekeliruan pencatatan dalam kartu gudang.

Apabila terjadi selisih kuantitas barang antara data kartu gudang dengan hasil perhitungan fisik, sepanjang selisih yang timbul dipandang tidak cukup berarti (wajar), kuantitas barang yang dilaporkan adalah kuantitas menurut hasil penghitungan fisik yang sudah diverifikasikan. Catatlah dalam kartu gudang harus diubah, disesuaikan dengan hasil penghitungan fisik.
  selisih yang terjadi bias selisih lebih, bisa juga selisih kurang. Selisih lebih, artinya kuantitas barang menurut penghitunag fisik lebih tinggi daripada kuantitas barang menurut kartu gudang.  Dalam hal demikian, selisih kuantitas barang dicatat dalam kartu gudang sebagai mutasi masuk. Selisih kurang, artinya kuantitas barang menurut penghitungan fisik lebih rendah daripada kuantitas barang menurut kartu gudang. selisih kurang dicatat dalam kartu gudang sampai mutasi keluar.

Blangko persediaan

DAFTAR INVENTARIS

Pengertian Inventarisasi

Inventarisasi berasal dari kata “ inventaris” yang berarti daftar barang – barang. Jadi inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang – barang/ bahan yang ada secara benar menurut ketentuan yang berlaku.

            Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang – barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat berharga bagi efektifitas pengelolaan saran adan prasarana.

            Inventarisasi dilakukan terhadap barang – barang yang tidak habis pakai, yang bagi sekolah  negeri terdiri dari barang – barang milik negara. Barang – barang tersebut dibeli atau diadakan dengan mempergunakan dana yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik seluruhnya maupun sebagian.

            Inventarisasi harus dilaksanakan berdasarkan ketentuan – ketentuan dari pemerintah, termasuk juga yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa dari peraturan perundang – undangan itu adalah:

1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971, tentang Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara.

2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 222/MK/V/4/1972 tanggal 13 April 1971 tentang Pedoman Pelaksanaan Inventarisasi barang – barang milik negara di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

3. Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 10/M/1976 tentang Pelaksanaan Inventarisasi dan Penyampaian Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.

4. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi barang yang dipakai/ dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.

            Ketentuan tersebut bukanlah sesuatu yang statis. Oleh karena itu tidak mustahil dikeluarkan peraturan yang baru untuk mengganti, memperbaiki, dan melengkapi peraturan yang lama.

            Daftar Inventarisasi yang dibuat secara berkala sekurang – kurangnya setahun sekali itu perlu memperhatikan perkembangan barang termasuk juga pengurangannya. Dengan demikian inventarisasi secara kontinyu dapat diharapkan kegiatan administrasi akan berjalan secara berdaya dan berhasil guna. Inventarisasi mempunyai tujuan pokok sebagai berikut:

a. Inventarisasi bermaksud memudahkan pelaksanaan kegiatan pengawasan/ kontrol, baik dalam penggunaan keuangan negara maupun dalam menilai tanggung jawab pemeliharaan dan penghematan barang milik negara.

b. Inventarisasi dapat membantu pimpinan dalam merencanakan, mengadakan, menyalurkan, menyimapan dan memelihara serta menghapus barang secara bertanggung jawab.

c. Inventarisasi mempercepat proses pembuatan laporan, baik yang harus disampaikan secara tetap pada setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yang harus disampaikan secar berkala apabila diminta oleh atasan.

            Kegiatan dalam inventarisasi meliputi kegiatan klasifikasi dan kode barang inventarisasi serta pelaksanakan inventarisasi itu sendiri. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Klasifikasi dan kode barang inventarisasi

            Pada dasarnya klasifikasi dan pemberian kode barang tersebut adalah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan. Untuk keperluan tersebut maka dibuatlah lambang/ sandi/ kode sebagi pengganti nama untuk tiap golongan/ kelompok/ jenis barang.

            Sandi atau kode barang menggunakan bentuk angka bilangan 9numerik) yang pada umumnya terdiri dari tujuh angka yang tersusun menjadi dua kelompok bilangan, yaitu tiga angka didepan dan empat angka di belakang. Kedua kelompok tersebut dipisahkan dengan sebuah tanda titik.

            Angka pertama dari susunan tiga angka didepan, menyatakan jenis formulir atau kode golongan barang. Dua angka berikutnya menunjukan sandi/ kode pokok untuk kelompok barang serta nomor urut barang. Empat angka dibelakang titik menunjukan kelompok barang serta nomor urut barang. 

b.Pelaksanaan Inventaris

            Di dalam inventarisasi diperlukan dua jenis buku yaitu:

1) Buku Induk Inventaris

            Buku ini untuk mencatat semua barang inventaris milik/ kekayaan negara yang berada di lingkungan kantor/ proyek/ satuan organisasi yang bersangkutan menurut urutan penerimaan barang. Barang yang dicatat adalah semua barang yang dimiliki sejak awal permulaan, yang dapat bertambah dari tahun ke tahun sesuai dengan kemampuan pengadaan barang.

            Kolom – kolom yang ada dalam buku inventaris yaitu: No. urut, Tanggal Pembukaan, Kode Barang, Nama Barang, Merk/ Ukuran, jumlah, keadaan/ mutunya, harga (satuan dan keseluruhan), Tahun Pembuatan, Tahun Pembelian, Asal/ Sumber dan Kolom Keterangan.

2) Buku Golongan Inventaris

            Buku golongan inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang inventaris golongan barang (diambil dari Buku Induk Inventaris) menurut jenisnya masing – masing, seperti inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah dan lain – lain.

            Kolom – kolom yang ada dalam buku golongan inventaris ini sama dengan kolom yang ada pada buku induk dengan tambahan judul mengenai golongan/ jenis barang di bagian atas dan penambahan satu kolom tentang tempat/ lokasi barang yang diinvestasikan.

Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi adalah 

a) Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk inventaris dan buku pembantu “Buku Golongan Inventaris”.

b) Memberikan koding pada barang – barang yang diinventarisasikan.

c) Membuat laporan triwulan tentang laporan mutasi barang.

d) Membuat daftar isian/ format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April tentang keadaan barang.

e) Membuat daftar rekapilasi tahunan. Daftar rekapitulasi ini menunjukan keadaan barang pada 1 April tahun lalu, mutasi selama satu tahun dan keadaan barang pada 1 April tahun anggaran berikutnya.

Blangko Inventaris

DAFTAR REKAPITULASI INVENTARISASI BARANG

Blangko daftar rekapitulasi barang inventarisasi

  B.   Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1.         Agar barang tidak cepat rusak

2.         Agar tidak terjadi kehilangan barang 

3.         Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari

4.         Memudahkan dalam pengawasan

5.         Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

1.      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2.      Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan

3.      Sifat barang yang disimpan

4.      Sarana penyimpanan dan pemeliharaan 

5.      Prosedur dan tata kerja

6.      Biaya yang disediakan 

7.      Tenaga yang diperlukan

8.      Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1.      Barang yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)

2.      Barang yang disimpan dalam keadaan bersih

3.      Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4.      Barang yang disimpan di tempat yang memadai 

5.      Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6.      Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7.      Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci 

8.      Barang yan disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan 

9.      Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam. 

C.   Pemeliharaan

Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan. Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

Tujuan pemeliharaan Sarana Prasarana

1.      Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut

2.      Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal

3.      Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencekkan secara rutin dan teratur

4.      Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.

 Manfaat pemeliharaan Sarana Prasarana

2.      Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.

3.      Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.

4.      Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga menghindar kehilangan.

5.      Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.

6.      Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.

Macam dan Jenis Pemeliharaan Sarana Prasarana

Ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ditinjau dari sifat maupun waktunya. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan sarana prasarana pendidikan di sekolah antara lain:

1.      Pemeliharaan perlengkapan bersifat pengecekan

2.      Pemeliharaan yang bersifat pencegahan

3.      Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan

4.      Perbaikan berat.

Sedangkan jika ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah antara lain:

1.      Pemeliharaan sehari-hari, seperti menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu

2.      Pemeliharaan berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.