A.
Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana
Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup
pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada
instansi/ pemegang yang lain. Dalam lingkungan yang sempit seperti sekolah,
maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran atau kegiatan membagi/ mengeluarkan
barang sesuai kebeutuhan guru/ seksi bagian dalam instant tersebut untuk
keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.[1][5] Pendistribusian atau penyaluran
perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab
penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.
Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang
di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya,
dan ketepatan kondisi barang yang di salurkan.
B.
Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana
1).
Penyusunan Alokasi
Untuk
menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata
dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun
alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh
dapat menunjang kegiatan instruksional.
Dalam
penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
a. penerimaan barang
b. waktu penyerahan barang
c. jenis barang
d. jumlah barang
e. kegunaan/ keperluan barang
2).
Pengiriman Barang
Pengiriman
barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut:
3).
Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk
mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya
pengiriman dan lain sebagainya.
Barang
yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah
kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar,
tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang –
barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan
pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan
sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam
membuat laporan pertanggung jawabannya.
Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan
alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi
pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di
salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian – bagian sekolah, dengan
melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas
alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan
demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap
saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari
pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.
C.
Sistem Pendistribusian Barang
Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas
dapat di tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang
dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan
sistem tidak langsung.
a.
Sistem
secara langsung
Dengan menggunakan sistem
pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah di terima dan di
inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa
melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.
b.
Sistem
secara tidak langsung
Sistem pendistribusian tidak
langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan sudah di
inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan
terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya di
gunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.
Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam
pendistribusian harus memenuhi beberapa asas pendistribusian. Ada beberapa asas
pendistribusian yang perlu di perhatikan,yaitu :
a) Asas ketepatan
b) Asas kecepatan
c) Asas keamanan
d) Asas ekonomi
Namun jika di gunakan sistem pendistribusian tidak langsung
maka barang – barang yang perlu di simpan di gudang perlu mendapatkan
pengawasan yang efektif. Dalam rangka mempermudah pengawasannya perlu di buat
kartu stok barang yang di tempelkan pada barang tersebut untuk mempermudah
dalam pengenalan dan pengawasan.
